In het kader van Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) kreeg het Amsterdamse ontwerpbureau Reframing Studio de opdracht hun licht te laten schijnen over de toekomstige datahuishouding van de overheid. “Wij zijn een groep Delftse industrieel ontwerpers die ontwerpmethodieken toepassen op grote maatschappelijke vraagstukken”, vertelt senior designer Femke de Boer. De zorg en het voedselsysteem waren al eerder onderwerp van studie.

Voor de toekomstverkenning van de datahuishouding interviewde het ontwerpbureau mensen van diverse pluimage, zoals een neuropsycholoog, een filosoof en de rijksarchivaris. Er was veel voorstellingsvermogen nodig om een plausibel beeld te krijgen van de nabije toekomst: als horizon is het jaar 2030 aangehouden. Zo is het denkbaar dat er nieuwe informatievormen opduiken. Worden vergaderingen bijvoorbeeld opgenomen om direct te worden geconverteerd naar tekst? Worden e-mailwisselingen of WhatsAppverkeer met de overheid gedocumenteerd?

Omdat veel taken zullen worden overgenomen door computers, moeten ambtenaren flexibel zijn om te voorkomen dat ze overbodig worden. ‘Just in time learning’ zal volgens het rapport van wezenlijk belang worden. Maar de grenzen van de menselijke flexibiliteit zullen in zicht komen, zo stellen de onderzoekers, zich beroepend op de neuropsychologische kennis over de beperkte flexibiliteit van het menselijk brein.

Sinds 1985 wordt de gemiddelde westerling als gevolg van de informatisering blootgesteld aan vier keer zo veel prikkels. “Dat geeft te denken over de lengte van de werkdag”, schrijven de onderzoekers. “Je ziet nu al dat de wal het schip keert”, aldus De Boer. “In Frankrijk werd wetgeving aangenomen die werknemers beschermt tegen werkgerelateerde e-mails buiten werktijd.”

Uit onderzoek blijkt bovendien dat een snelle afwisseling van taken en aandacht de uitvoering van projecten vertraagt met 50 procent. De Boer: “In het licht daarvan is het werken in kantoortuinen helemaal geen goed concept.”

In de informatiemaatschappij van 2030 zullen ambtenaren meer nog dan nu hun eigen archivaris zijn. Hun werk is minder hiërarchisch geworden, informeler en impliceert een zekere autonomie. “Informatiseringsvraagstukken gaan vaak over grote ICT-projecten, maar juist op de schaal van het individu is veel en wezenlijk werk aan de winkel. Het wordt steeds belangrijker én moeilijker om zelf te bepalen welke informatie belangrijk is, en welke alleen maar ballast. De uitdaging zal zijn: hoe kan ik informatie overzichtelijk in samenhang en in context bewaren.”

Het rapport benadrukt herhaalde malen dat 2030 allerminst een eindpunt is: we hebben te maken met een vloeibare wereld waarin alles steeds verandert en de complexiteit gestaag toeneemt. De overheid is van oudsher een vaste rots en zorgt voor stabiliteit. Hoe zal dat in 2030 zijn? “Bureaucratie is in dat licht een zegen en wordt des te relevanter, omdat die voor rust en voorspelbaarheid zorgt en de overheid beschermt tegen roekeloze veranderingen.”

Bestond informatiehuishouding tot nu toe hoofdzakelijk in het ordelijk vastleggen en vindbaar maken van data uit verleden en heden, in 2030 zal ze daarnaast ook betrekking hebben op het ontdekken van patronen, het op grond daarvan voorspellen van toekomstige ontwikkelingen en het inspelen daarop.

De aanname is dat de overheid haar data fundamenteel anders zal gaan organiseren. Nu reflecteert haar informatiehuishouding nog de overheidsorganisaties: de silo’s weerspiegelen de klassieke taxonomie van ministeries, instituten en beleidsterreinen. “Misschien komen daar nieuwe structuren naast, waarin informatie en deskundigheid worden georganiseerd rond vraagstukken, zoals je nu ziet gebeuren bij de coronacrisis”, aldus De Boer. Die organisatie moet worden toevertrouwd aan een hele nieuwe collega: de zogenaamde zwermfacilitator. De Reframing Studio heeft daarnaast nog een achttal intrigerende nieuwe ambtelijke functies bedacht voor 2030, waaronder de beleidsarcheoloog, de verbeelddenker en de rijksscenarist.

Behalve nieuwe functies heeft het onderzoeksbureau ook nieuwe overheidsorganen bedacht ter illustratie van de toekomstverwachtingen. Zo is er de Datacampus met negen faculteiten: een enorm opleidingsprogramma voor de ‘onboarding’ van nieuwe ambtenaren, die daar vertrouwd worden gemaakt met de routines, standaarden en basisvaardigheden die het werken bij het Rijk vereist. De ambtenaren keren daar gedurende hun verdere loopbaan regelmatig terug; de ‘vloeibare werkelijkheid’ vraagt immers om éducation permanente.

En dan is er nog de Hal der Beleidslijnen, waar ‘beleidsbiografen’ de onstaansgeschiedenis van beleid bewaren en nog lopende beleidsprocessen ‘live’ inzichtelijk maken.

Het Contactpunt Rijksoverheid fungeert als loket voor burgers voor al hun vragen en inzage in hun ‘persoonlijke informatielandschap’ (wat weet de overheid van mij en waar vind ik het). Het Departement van Buitengewone Vraagstukken zet tijdelijke samenwerkingen op rond grote thema’s als zeespiegelstijging, biodiversiteit en publieke gezondheid.

Eigenlijk zou iedere ambtenaar het rapport Future Lab moeten lezen. Het is geen sciencefiction maar een goed geschreven betoog over de nabije, bijna tastbare toekomst. Verplichte kost voor wie bij het Rijk werkt, lees: de grootste data-industrie van ons land.