Eerste versie Rijksdashboard Woo gelanceerd
Meer dan alleen de cijfers
Het Rijksdashboard Woo-verzoeken biedt burgers, journalisten, maatschappelijke organisaties en politiek meer transparantie over de afhandeling van verzoeken op basis van de Wet open overheid (Woo). Ook voor de overheid zelf blijkt de helderheid welkom. Het begin is er, met veel verbeteringen in de pijplijn.
Tekst Thijs Doorenbosch
Beeld Bureau OMA
Sinds begin januari van dit jaar kan iedereen een blik werpen op Woo in cijfers, het dashboard waarmee de overheid inzicht geeft in de behandeling van Woo-verzoeken bij het Rijk. Het vervangt de kwartaalrapportages en het jaaroverzicht over de status van de verzoeken bij de verschillende ministeries die op gezette tijden naar de Tweede Kamer werden gestuurd. Deze informatie is nu gemakkelijk online vindbaar voor iedere betrokkene.
Ook voor de overheid zelf blijkt dat een uitkomst, vertelt Mitchell Thomassen, clustercoördinator bij het Programma Open Overheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK): ‘Organisaties krijgen veel meer inzicht in de eigen resultaten. Ze zien bijvoorbeeld dat het nog niet goed gaat en vragen zich af hoe dat komt. Daardoor kunnen ze hun eigen processen verbeteren. Ik hoor dat veel terug van organisaties.’ Ook waren er verschillende verplichte rapportages die de ministeries veel administratieve lasten opleverden. Dat kost capaciteit die anders ingezet kan worden. Thomassen: ‘Met dit dashboard is dat allemaal samengebracht zodat je alles in één keer integraal kunt aanleveren.’
Het dashboard is in een jaar tijd ontwikkeld met inbreng van onderzoekers, journalisten en enkele departementen waaronder Justitie en Veiligheid (JenV). Boyd Pander was als senior beleidsmedewerker bij de directie openbaarmaking van JenV al in een vroeg stadium betrokken bij het project. ‘Het was niet eenvoudig. Je weet dat je aan de aanlevering van Woo-gegevens moet voldoen, maar wat je hiervoor moet inrichten was nog niet altijd even duidelijk. “Wat zeggen deze cijfers?” was een vraag die vaak terugkwam. Cijfers zijn maar cijfers als er niet een duidelijke definitie aan hangt. Dat er ruimte was voor ministeries om daarin mee te denken bij de ontwikkeling van het dashboard, was fijn.’
‘Cijfers zijn maar cijfers als er niet een duidelijke definitie aan hangt’
Woo-verzoeken blijven stijgen
Het aantal Woo-verzoeken stijgt flink. In 2022 werden in totaal 2.886 verzoeken ingediend, in 2023 steeg dat aantal naar 3.034 en het dashboard staat nu op 2.667 voor de peildatum 1 oktober 2024. ‘De behoefte aan informatie en verantwoording vanuit de overheid neemt toe’, geeft Thomassen (BZK) als mogelijke verklaring. ‘Als je als burger of journalist gewezen wordt op het recht op informatie, kan dat een trigger zijn om een verzoek in te dienen. Mensen grijpen nu vaak de Woo aan als eerste stap om informatie te krijgen van de overheid. Dat is best een ingewikkeld proces en niet de meest efficiënte manier. Soms kun je beter eerst even bellen naar een gemeente of ministerie.’
Opvallend zijn de verschillen tussen de ministeries in het aantal ingediende Woo-verzoeken en de afhandeling ervan. Voor de Woo-verzoeken rond COVID-19 is zelfs een aparte categorie gemaakt, naast de reguliere Woo-verzoeken bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Thomassen: ‘Er zijn daarover veel verzoeken om heel veel documenten ingediend, waardoor VWS voor een aangepaste werkwijze heeft gekozen. Wij vonden het zuiverder, in overleg met VWS en de Tweede Kamer, om daar apart over te rapporteren. Het is een categorie die uiteindelijk zal verdwijnen nu het aantal binnengekomen verzoeken daarover steeds verder afneemt.’
Nog veel wensen
Serv Wiemers, directeur van de stichting Open State Foundation, ziet de eerste versie van het Dashboard als een welkome verbetering ten opzichte van de oude situatie. Hij pleitte al jaren voor zo’n dashboard en noemt voorbeelden van andere landen waar zo’n dashboard allang functioneert. Hij ziet ook nog veel mogelijkheden tot verbetering, zoals kunnen doorklikken op individuele aanvragen om de inhoud van de besluiten te kunnen zien. Een goed voorbeeld is het Verenigd Koninkrijk, daar worden alle statistieken over de afhandeling van verzoeken in herbruikbare tabellen gepresenteerd. Zo kan iedereen ermee aan de slag en zijn eigen conclusies trekken op basis van data.
‘We kijken zeker naar andere landen,’ zegt Joel Larson, beleidsmedewerker openbaarheidsbeleid bij BZK en trekker van het dashboard-project, samen met Thomassen. Toch is één-op-één kopiëren niet zomaar mogelijk, legt hij uit. ‘De wetgeving rond openbaarheid verschilt sterk tussen landen.’ Het is ook echt een eerste versie, zegt Thomassen.
‘Een van de verbeteringen die op de wensenlijst van Larson staat, is een hogere frequentie in de verversing van de cijfers. Nu gebeurt dat één keer per kwartaal. ‘Waarom niet realtime? Er zijn grote verschillen tussen de ministeries. Een aantal heeft zelf een departementsportaal waarmee ze al richting realtime kunnen gaan, andere hebben het proces handmatig ingericht. Je wilt voor alle ministeries een vergelijkbaar beeld creëren op het Rijksdashboard. Daarom hebben we voor nu gekozen voor een kwartaalupdate. Als meer ministeries richting realtime gaan, kunnen we op termijn het rijksbrede dashboard veel frequenter gaan updaten.’
‘Bezoekers in kleine stapjes steeds meer inzicht kunnen geven’
Overleg met de indiener
Het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) valt op met de meeste dwangsommen op afgehandelde Woo-verzoeken. De wettelijke afhandelingstermijn voor een Woo-verzoek is zes weken. Wanneer die termijn is verstreken kan de indiener van het verzoek naar de rechter stappen, die vervolgens een dwangsom kan opleggen om de afhandeling te versnellen. Boyd Pander (JenV) legt uit dat dit te maken heeft met de aard van de verzoeken. ‘Ze hebben een lange looptijd en betreffen veelal omvangrijke dossiers en gevoelige thema’s. Zo gaan veel verzoeken bij JenV bijvoorbeeld over asiel, migratie en veiligheid.’
Bij Infrastructuur en Waterstaat (IenW) worden relatief veel besluiten buiten de termijn genomen, maar vaak in overleg met de indiener. Daarmee wordt een gang naar de rechter voorkomen. ‘Dat is een van de positieve ontwikkelingen die wij zien in de afhandeling van Woo-verzoeken’, zegt Mitchell Thomassen (BZK). ‘Steeds vaker wordt in een vroeg stadium contact gelegd met de indiener van het verzoek. In zo’n gesprek wordt duidelijker naar welke informatie iemand echt op zoek is. Soms gaat het wel om duizenden documenten. Dan is meteen voor beide partijen duidelijk dat dat niet gaat lukken in zes weken en kunnen er realistische afspraken worden gemaakt.’
Proces automatiseren
De cijfers die begin januari als eerste te zien waren op het dashboard, wijken op sommige punten af van de cijfers die nu worden getoond. Toch is de peildatum nog steeds 1 oktober 2024. ‘Er zijn na die datum gegevens bijgekomen, bijvoorbeeld doordat onderliggende organisaties van ministeries zijn toegevoegd’, verklaart Larson. ‘Die gegevens hebben we later toegevoegd. Ook zijn er wel correcties geweest op verkeerd aangeleverde data. Het is nu nog deels een handmatig proces waardoor foutjes kunnen ontstaan, maar we willen natuurlijk het aanleverproces steeds meer automatiseren.’
Je kunt nu ook zoeken op onderwerp. Ook wordt gekeken naar het leveren van meer gedetailleerde data. Thomassen: ‘Het liefst wil je bij het indienen van een Woo-verzoek kunnen volgen wat ermee gebeurt tot er een besluit wordt genomen. Dat vraagt nogal wat van de organisaties. Het gaat nog geruime tijd duren voor we daar zijn. Ondertussen willen we wel bezoekers in kleine stapjes steeds meer inzicht kunnen geven.’
Wens
Een van de verbeteringen die op de wensenlijst staat, is een hogere frequentie in de verversing van de cijfers. ‘Het liefst wil je bij het indienen van een Woo-verzoek kunnen volgen wat ermee gebeurt tot er een besluit wordt genomen’
Deel dit artikel: