Van vierkante naar ronde wielen
Hoe de gemeente Den Haag werkt aan een open overheid
De Wet open overheid dwingt gemeenten niet alleen tot transparantie, maar ook om het perspectief van de inwoner te begrijpen. In Den Haag probeert Maaike van Langelaan die omslag te maken; in systemen, in processen, maar vooral in de cultuur. ‘Je wilt dat inwoners tevreden zijn over de informatievoorziening en uiteindelijk ook over de kwaliteit van de dienstverlening.’
Tekst: Martijn Bennis
Beeld: Shutterstock; Martijn Bennis
Toen Maaike van Langelaan in 2023 begon als kwartiermaker Wet open overheid (Woo) bij de gemeente Den Haag, lag er een forse klus op haar te wachten: onderzoeken hoe de stad de overstap kan maken van reactief naar actief openbaar maken van informatie. ‘Het belangrijkste van mijn taak was om te kijken hoe wij als gemeente kunnen voldoen aan de Wet open overheid en wat daarvoor nodig is.’
‘Ik vind het enorm leuk om hieraan te werken’, zegt Van Langelaan. Ze werkt al lang bij de gemeente en zag jarenlang hoe inwoners worstelen met informatie of procedures, terwijl ambtenaren oprecht willen helpen. ‘Er zitten hier zoveel mensen met de motivatie om een bijdrage te leveren aan de maatschappij. Maar dat komt er niet altijd uit.’
Startpunt
De basis was er. Een quickscan (door QA Consulting) gaf Den Haag een 7,3 voor wat er al openbaar werd gemaakt. Maar dat cijfer verhult de echte uitdaging: de kwaliteit, toegankelijkheid en vindbaarheid van de informatie. ‘Als je het echt toetst aan de wet, of je het op tijd doet en of de informatie goed vindbaar en begrijpelijk is, dan hebben we nog heel wat werk te doen.’
Voor Van Langelaan gaat de Woo vooral om een gedragsverandering in een organisatie waar 12.000 mensen werken voor de inwoners van de derde stad van Nederland. ‘Hoe maak je iedereen ervan bewust dat het belangrijk is om na te denken over wat inwoners nodig hebben en wat je proactief kunt delen?’ Veel collega’s zien de Woo nog vooral als een juridisch traject, terwijl het draait om goede informatievoorziening voor inwoners. Dat blijkt lastiger dan het lijkt. Het denken van buiten naar binnen is een van de kernpunten van de strategie die ze ontwikkelde.
‘Veel collega’s zijn druk met hun eigen werk. Participatie met inwoners voelt voor hen niet als onderdeel van hun taak’
Maaike van Langelaan: ‘Je wilt dat inwoners tevreden zijn over de informatievoorziening.’
Samen met haar team formuleerde Van Langelaan een helder einddoel: inwoners moeten tevreden zijn over de informatie die de gemeente verstrekt. ‘Dat betekent dat ze informatie goed kunnen vinden, dat die toegankelijk, betrouwbaar en begrijpelijk is. We ontwikkelen een kennis-, innovatie- en dataplatform (KID) waarin inwoners informatie beter kunnen vinden en waarin kennis wordt geborgd.’ Om de ambitie van de gemeente meetbaar te maken, is een transparantie-index ontwikkeld. ‘Die index is een soort meetlat. Vanaf januari gaan we die testen en gebruiken.’ Zo krijgt Den Haag zicht op waar het staat, waar het beter moet en welke stappen genomen moeten worden.
Open Den Haag
Ondanks de omvang van de opgave zette Den Haag belangrijke stappen. Van Langelaan is vooral tevreden over de publicatiebasis die nu staat. ‘Dat we nu een publicatieplatform hebben (www.open.denhaag.nl) vind ik een goed vertrekpunt. En dat we een transparantie-index hebben ontwikkeld, geeft richting.’ Maar hetzelfde traject laat ook zien hoe stroperig de interne besluitvorming kan zijn. ‘Mijn programma voor de komende drie jaar moet net als de strategie weer langs alle diensten, de hele organisatie rond. Goed voor het draagvlak en de gemeentebrede samenwerking, maar ook een tijdsintensief proces. Het voelt soms als drie stappen vooruit en één stap terug, maar we komen dus wel vooruit.’
Toverstaf
Wat als ze één blokkade in één klap mocht wegnemen? Van Langelaan hoeft niet lang na te denken. ‘Ik zie bij veel afdelingen kansen: als je informatie goed vindbaar maakt en actief deelt, help je inwoners én hoeven collega’s minder vragen te beantwoorden. Maar we zijn vaak zo druk dat er geen tijd is voor innovatie. Een kleine, consequent uitgevoerde verandering van werkwijze zou een enorme verbeterslag kunnen geven. Van vierkante naar ronde wielen. Dat zou ik graag dwingend opleggen, maar zo werkt het niet in zo’n complexe organisatie als de gemeente’. En dus zoekt Van Langelaan het in ‘overtuiging en enthousiasmering’, zegt ze met een glimlach.
‘Een kleine, consequent uitgevoerde verandering van werkwijze zou een enorme verbeterslag kunnen geven’
Actieve openbaarmaking heeft alleen effect als het aansluit op wat inwoners nodig hebben. Daarom organiseerde Den Haag in februari de expositie Open Over Open, waarbij inwoners en ambtenaren de beste voorbeelden van heldere informatievoorziening kozen. Het gemeentearchief kwam als winnaar uit de bus. De gesprekken met inwoners leverden een helder beeld op. ‘De meeste mensen zeggen: ik wil weten wat er in mijn wijk speelt.’
Dat is voor veel mensen belangrijker dan complexe rechten of regelingen. Maar Van Langelaan ziet dat toegankelijke informatie ook nodig is voor wie vastloopt in bijvoorbeeld de Wmo. Dat is voor de toekomst. ‘Daar zou ik zeker iets mee willen, dat hoort bij de volgende stap.’ Eerst experimenteert ze in kleinere domeinen, zoals het actuele project rond stadslandbouw. ‘We ontwikkelen een kennis-, innovatie- en dataplatform waarin inwoners informatie kunnen vinden. Als dat werkt, kunnen we het op complexere thema’s toepassen.’
Vier voorwaarden voor succes
De Woo-strategie van Maaike van Langelaan en haar team bouwt op vier pijlers: organisatie & management, mensen & cultuur, IT en processen. Elk ervan kent zijn eigen uitdagingen.
1
Organisatie & management
De bestuurlijke basis voor de strategie ligt er, maar onderhoud is noodzakelijk. Een ronde door de organisatie, van diensten tot directieteams, leverde draagvlak op. ‘Maar je moet dat draagvlak blijven houden’, zegt Van Langelaan. ‘Er wisselen veel mensen in de organisatie, dus je moet het onderwerp voortdurend op de kaart houden.’
2
Mensen & cultuur
Dit is volgens haar de moeilijkste en tegelijkertijd de belangrijkste pijler. ‘Veel collega’s zijn druk met hun eigen werk. Participatie met inwoners voelt voor hen niet als onderdeel van hun taak.’ Toch is het dat wél, benadrukt ze. ‘Het vraagt een verandering in mindset en werkproces.’ Om het bewustzijn te vergroten organiseerde ze talloze bijeenkomsten, soms met ludieke interventies. ‘We confronteerden collega’s bijvoorbeeld met hoe ze WhatsAppgebruiken voor zakelijke besluiten. Dat kan natuurlijk niet. Door dat te laten zien, soms met wat humor, groeit het besef welke kant we op moeten.’
3
IT en informatiebeheer
De technische achterstand binnen de gemeente is aanzienlijk. ‘We slaan informatie nog niet goed op en we verwijderen het niet op tijd’, zegt ze. Daardoor kunnen medewerkers documenten vaak niet vinden of moeten ze die in mailboxen van vertrokken collega’s zoeken. De oplossing vraagt om nieuwe afspraken én om een nieuwe informatiearchitectuur.
Ondertussen werkt Den Haag aan platforms zoals open.denhaag.nl. ‘Daar kunnen we informatie publiceren die nog geen vaste plek heeft, op een manier die doorzoekbaar is omdat we metadata invullen.’
4
Processen
De schaal is enorm: de gemeente telt meer dan 1.600 werkprocessen. Transparantie in processen is essentieel, benadrukt Van Langelaan. Want uiteindelijk gaat het niet alleen over informatie, maar over dienstverlening. ‘Je wilt dat inwoners beter begrijpen waarom besluiten zijn genomen en wat er in hun omgeving speelt.’
Deel dit artikel:
