RvIHH bouwt verder aan open overheid: transformatie zal vijf tot zeven jaar duren

Venema is al vijf jaar bezig met het leggen van de basis voor de nieuwe organisatie. Per 1 september nam RvIHH ook de taken over van het tijdelijke Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI). Dat programma bood rijksorganisaties praktische ondersteuning bij het op orde brengen van digitale informatie, zodat deze goed wordt opgeslagen en beheerd.

De departementen blijven zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun informatiehuishouding. Zij kunnen wel gebruikmaken van de door RvIHH ontwikkelde rijksbrede diensten. ‘Nu zijn we klaar voor de verdere ontwikkeling van die generieke diensten’, zegt Venema. ‘Daarnaast willen we het gebruik ervan stimuleren en expertise delen over informatiehuishouding. Bovendien moeten we de organisatie zelf verder transformeren en doorontwikkelen.’

Naar volwassenheidsniveau 3

RvIHH heeft onder meer de opdracht een overkoepelend beeld te creëren van de volwassenheid van de informatiehuishouding bij de verschillende departementen. Het streven is om tegen het einde van het jaar de meeste departementen op volwassenheidsniveau 3 te krijgen. Dat betekent dat alle processen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd én worden uitgevoerd. ‘Het is een ambitieuze doelstelling, maar er wordt door veel mensen hard aan gewerkt. Daarna zien we het liefst dat ze doorgroeien naar volwassenheidsniveau 4.’ In dat stadium stuurt de organisatie actief op basis van data, waardoor ook het gebruik van AI kan worden geoptimaliseerd.

Venema vindt het belangrijk dat gewerkt wordt aan meer standaardisatie en samenwerking in het documentbeheer en het terugbrengen van het aantal documentmanagementsystemen (DMS) binnen de Rijksoverheid. Daardoor kan de kwaliteit van de informatiehuishouding omhoog en dalen de beheer- en ontwikkelkosten.

By-design-denken

Een van de uitdagingen is dat ambtenaren voor de informatie die zij produceren en ontvangen steeds meer bronnen gebruiken: e-mail, chats, websites en andere toepassingen. Om de informatie uit die verschillende bronnen veilig te stellen, worden modulaire voorzieningen ontwikkeld. Dat gaat niet altijd even gemakkelijk. Het archiveren van chats gebeurt bijvoorbeeld nog deels handmatig. ‘We lezen telefoons nu nog uit, maar dat willen we natuurlijk automatiseren.’

‘Nu zijn we klaar voor de verdere ontwikkeling van de generieke diensten’

Voor het archiveren van e-mail is onlangs een pilot afgerond, waarbij een algoritme automatisch een classificatie toekent. Het uiteindelijke doel is dat informatiebeheer zoveel mogelijk op de achtergrond plaatsvindt, zodat de ambtenaar er geen omkijken naar heeft.

Om dat proces te vereenvoudigen, is Venema een vurig voorstander van by-design-denken. Een probleem bij de overheid is echter dat deze denkwijze jarenlang geen rol speelde bij de ontwikkeling van overheidssystemen. Daarom is het leggen van koppelingen met systemen en voorzieningen essentieel. ‘Een heel belangrijke eerste stap is het maken van een interoperabiliteitsvoorziening. Daar zit behoorlijk wat werk in. Daarom gaan we er snel mee aan de slag.’

Het leggen van koppelingen met systemen en voorzieningen is essentieel

Zesslag in dienstverlening

Daarnaast constateert hij dat beleidskaders regelmatig veranderen, wat het werk niet eenvoudiger maakt. Zo werd tijdens de ontwikkeling van de voorziening voor chatarchivering het kader vier tot vijf keer gewijzigd, waardoor de technische oplossingen steeds moesten worden aangepast. Hij hanteert daarom wat hij noemt ‘een zesslag’ in de dienstverlening:

• Uitvoeringskaders – zijn die er en zijn ze getoetst op uitvoerbaarheid?
• Een centraal coördinerende opdrachtgever – die moet een heldere opdracht geven.
• Een gedragen opdracht met de afnemers – de oplossing wordt samen met de afnemers ontwikkeld.
• Meerjarige financiering – waarbij ook het beheer structureel is geregeld.
• Een aanpak die aansluit op de bovenstaande voorwaarden – afhankelijk van bijvoorbeeld de aanwezigheid van een getoetst kader kan een toepassing gericht of meer experimenteel worden ontwikkeld.
• Continu samen leren – met afnemers, kaderstellers en opdrachtgevers.

Er is een achterstand van 485 kilometer aan papieren archieven

485 kilometer papieren archieven

Om dit goed te kunnen doen, moet er voldoende gekwalificeerd personeel zijn. Naast het verwerken van de informatie die nu wordt geproduceerd, bestaat er namelijk ook nog een achterstand van 485 kilometer aan papieren archieven die moeten worden beoordeeld en zo nodig gedigitaliseerd.

Venema investeert daarom veel in de samenwerking met universiteiten, hogescholen en mbo-opleidingen. Zo biedt RvIHH regelmatig plek aan stagiairs, afstudeerders en promovendi. In sommige jaren loopt dat aantal op tot vijftig. Venema stelt dat juist die verbindingen ervoor zorgen dat hij dit werk met de juiste mensen kan doen. Tijdens de opbouwfase van RvIHH zijn er al zo’n honderd nieuwe medewerkers ingestroomd.

Venema benadrukt ten slotte dat een goede informatiehuishouding essentieel is voor het functioneren van een democratische rechtsstaat. ‘Die kan alleen goed functioneren als het handelen van de overheid controleerbaar is. Daarvoor moet de informatie waarop dat handelen is gebaseerd duurzaam toegankelijk zijn.’