Gaten aanpakken

Uit onderzoek van Sira Consulting uit 2025 in opdracht van BZK bleek dat “gaten” in het proces de belangrijkste vertragende factoren zijn. Ministeries besteden gemiddeld 102 uur aan een Woo-verzoek, maar de indieners van een verzoek moeten gemiddeld 143 dagen wachten. Dat betekent dat een dossier ongeveer 130 dagen wacht op een volgende stap in het behandelingsproces. Zelfs de ontvangstbevestiging duurt erg lang, gemiddeld 11 dagen.

‘Daarmee is al ongeveer een kwart van de wettelijke termijn voorbij’, stelt Wiemers. ‘Dus neem onmiddellijk contact op met de verzoeker’, is zijn advies. ‘Je kunt dan meteen checken of de verzoeker wellicht al geholpen is met informatie die al openbaar is. Het verzoek kan ook beter worden afgebakend en is daardoor sneller af te handelen.’ Laat reageren is ook niet meer van deze tijd, met alle digitale communicatie, stelt hij. De trage respons leidt tot frustratie en een afname van het vertrouwen in de overheid.

Wiemers ziet veel meer mogelijkheden tot versnelling. Dan moeten ministeries erkennen dat het behandelen van Woo-verzoeken geen taak is die ambtenaren er maar even bij moeten doen. Het is een serieus onderdeel van de democratische rechtsstaat dat professioneel moet worden aangepakt. Hij voorziet daar een taak voor een Rijksbrede uitvoeringsorganisatie zoals het UWV en de Sociale verzekeringsbank, die elk gespecialiseerd werk uitvoeren voor een ministerie.

‘Zo kun je ook een Rijkswoo-organisatie in het leven roepen, met gespecialiseerde juristen en toegang tot alle systemen. Nu moet de toegang tot mailboxen nog vaak elke keer opnieuw via de directeur of de plaatsvervangend secretaris-generaal worden verkregen en dat kost weken.’ Daarnaast zijn ondernemingsraden vaak gekant tegen inzage in mailboxen omdat het in principe privécommunicatie is waar ook vakantiemailtjes tussen zitten. ‘Dan zeg ik: “Nou pech!” Als ministerie zeg je bijvoorbeeld: “Vanaf 1 januari 2027 gaan we ervan uit dat dit werkmail is, waarin gekeken mag worden door mensen met de juiste autorisatie”. Je moet het in één keer goed regelen, in plaats van elke keer weer ad hoc.’

Weglakken is duizenddingendoekje

Enthoven denkt dat ook de ‘paraaflijn’, dus het aantal mensen dat goedkeuring moet geven voor de openbaarmaking veel korter kan. ‘Je ziet dat al bij een paar ministeries. Vroeger moesten er bij een Woo-verzoek soms wel tien parafen worden gezet. Nu zijn dat er regelmatig nog maar drie tot vijf. Dat scheelt, want er is altijd iemand druk, op vakantie of ziek, waardoor het proces stilvalt.’

Verder wordt er nog te veel weggelakt in de documenten. Vaak wordt er een beroep gedaan op ‘eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer’ als uitzonderingsreden om delen van documenten niet openbaar te maken. In 93,4 procent van die gevallen gaat het om namen, e-mailadressen, telefoonnummers en adressen. Dat is begrijpelijk, vinden Wiemers en Enthoven. Maar daarnaast wordt opvallend vaak het argument ‘goed functioneren van de Staat’, ofwel de i-grond, ingeroepen. In het Een Zwaluw-rapport wordt dit artikel het “duizenddingendoekje” genoemd om informatie af te schermen die bestuurlijk niet zo goed uitkomt. Hier zou veel terughoudender mee omgesprongen moeten worden, vinden Wiemers en Enthoven.

Uit het Een Zwaluw-rapport blijkt dus dat er verbetering zichtbaar is, maar dat ministeries nog altijd de wettelijke termijnen structureel overschrijden. Ook zijn er grote verschillen tussen koplopers en achterblijvers. Er is grote winst te behalen door de behandeling van Woo-verzoeken beter te organiseren, onder meer door sneller contact te zoeken met de indieners, strakkere processtappen, kortere lijnen voor accordering en meer terughoudendheid bij het weglakken van informatie.