Er is al een aantal mooie voorbeelden beschikbaar die duidelijk maken waar je bij betekenisvolle openbaarheid aan moet denken. De Bruin: ‘Hoogheemraadschap Delfland publiceerde een PFAS-dossier nadat buurtbewoners veel Woo-verzoeken over dat thema deden. Utrecht openbaarde dossiers over de wolf en over stikstof; thema’s waar veel vragen over waren. En Waterschap Rijn en IJssel publiceerde een dashboard waarin het data over waterkwaliteit inzichtelijk en toegankelijk maakt.’

De vernieuwing van de Wet open overheid (Woo) ten opzichte van voorganger Wob zit vooral in de actieve openbaarmaking. De wet kent zeventien verplichte categorieën van informatie die alle bestuursorganen op termijn actief openbaar moeten maken. Daarnaast is er ‘een inspanningsverplichting voor het actief openbaar maken van maatschappelijk betekenisvolle informatie’.

Er is een aantal verschillen tussen deze vormen van actieve openbaarmaking. De Bruin noemt het belangrijkste: ‘Bij de informatiecategorieën gaat het om een document dat verplicht openbaar moet worden gemaakt, zoals een onderzoeksrapport of een jaarplan. Betekenisvolle openbaarheid vraagt om aansluiting bij de informatiebehoefte van de doelgroep: journalisten, burgers of maatschappelijke organisaties.’ Bovendien gaat het om informatie die in een context wordt gepresenteerd, zodat het begrijpelijk en navolgbaar is: ‘Zo'n maatschappelijk betekenisvol dossier bestaat uit een samenhangend geheel van documenten over een vraagstuk dat in de maatschappelijke belangstelling staat.’

Een eigen verhaal

Die samenhang is de kracht van betekenisvolle openbaarmaking. Mensen kunnen bijvoorbeeld begrijpen hoe besluitvorming tot stand komt, omdat alles navolgbaar is: de aanloop, de verschillende documenten, het tijdspad. De doelen verschillen, want openbaarmaking kan in verschillende beleidsfases plaatsvinden.

‘Bij beleidsvoorbereiding kan actieve openbaarheid bijvoorbeeld helpen om burgerparticipatie te stimuleren wanneer er nog geen besluit is genomen. Na de besluitvorming kan zo’n dossier juist ter controle openbaar gemaakt worden: je laat zien hoe de besluitvorming tot stand is gekomen.’

‘De informatiebehoefte van de maatschappij blijft leidend’

Kans

De Bruin ziet deze vorm van actieve openbaarheid naast als inspanning ook als een kans. ‘Er zijn verschillende redenen om betekenisvolle dossiers actief openbaar te maken. Actieve openbaarmaking zorgt ervoor dat burgers actiever betrokken zijn bij besluitvorming. Het draagt bij aan het lerend vermogen van de overheid en beter beleid. Daarnaast biedt het betrouwbare informatie vanuit de overheid ten tijde van desinformatie en stimuleert het innovatie. Proactieve openbaarheid sluit bovendien aan op de gewenste nieuwe bestuurscultuur: zo werken we aan een meer dienstverlenende en open overheid.’

De inspanningsverplichting biedt meer vrijheid om een eigen verhaal te vertellen. ‘Om zelf te bepalen wat je openbaar maakt, hoe en wanneer. Je hebt de mogelijkheid om betrouwbare informatie aan te bieden aan burgers en uit te dragen wat je belangrijk vindt als overheid. En het is een kans te vertellen waar je voor staat en wat je wilt bereiken.’ De informatiebehoefte van de maatschappij blijft leidend, benadrukt De Bruin.

De vraag of overheden die maatschappelijk betekenisvolle dossiers publiceren minder Woo-verzoeken krijgen, kan ze lastig beantwoorden. ‘Dat is nog niet bewezen. We horen van uitvoeringsorganisaties: “We krijgen over die geopenbaarde informatie ook weer Woo-verzoeken...” Het leidt in ieder geval tot duidelijkere en specifiekere verzoeken, in plaats van dat men alles maar opvraagt’, is haar overtuiging.

De inspanningsverplichting biedt meer vrijheid om een eigen verhaal te vertellen

In gesprek gaan

Niet alles kan openbaar gemaakt worden, benadrukt De Bruin. De overheid publiceert miljoenen documenten per jaar. Naast onhaalbaar wordt het daarmee onnavolgbaar voor de samenleving.

‘Moeten we ook alle mails en appjes openbaar maken? Nee, dat is te veel en staat bijna haaks op wat we bedoelen. Vaak is een burger daar helemaal niet bij gebaat; die wil liever achtergrondinformatie en navolgbaarheid.’ Hoe doe je het dan wel? ‘Start bij de belangrijkste formele documenten. Wanneer er een belangrijk besluit in een sms'je zit, voeg die dan toe. Maar dat is eerder de uitzondering dan de regel.’

Het gaat erom doelbewust na te denken over de doelgroep die je wilt bereiken en wat die wil weten. Het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) zegt duidelijk: Denk na. Wat zou je zelf willen weten? Waar zit de maatschappelijke informatiebehoefte? Zet daar in eerste instantie op in.

Een startpunt is om met de Woo-contactpersoon in de organisatie in kaart te brengen over welke onderwerpen veel Woo-verzoeken binnenkomen - dat zijn mogelijke thema’s. Het is afhankelijk van de informatiebehoefte welke vorm zo’n dossier krijgt. Er zijn veel manieren om die behoefte te achterhalen, zegt De Bruin. ‘Ga in gesprek en luister goed.’ Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. ‘Ik kwam zelf ooit zo met journalistieke belangengroepen aan tafel, best spannend. Maar dat is de bedoeling: ga in gesprek. Je hoeft niet meteen tot grote beloftes te komen.’

De tijdlijn beantwoordt vragen als: wanneer is het stuk in welk gremium besproken?

Navolgbaar

De afdeling Open Overheid bij BZK heeft bij de invoeringstoets van de Woo een kabinetsreactie geschreven en dat proces vervolgens openbaar gemaakt in een tijdlijn met de belangrijkste documenten in de totstandkoming ervan.

‘We vonden het belangrijk het goede voorbeeld te geven. Bovendien had een aantal journalisten vooraf aangekondigd hier Woo-verzoeken naar te doen.’ Er was dus een maatschappelijke behoefte. ‘Dat dossier hebben we toegespitst op de doelgroep journalisten. De tijdlijn beantwoordt vragen als: wanneer is het stuk in welk gremium besproken? Wat was het verslag van de besprekingen met de staatssecretaris en welke conceptversie werd daar voorgelegd?’

Dit initiatief kreeg veel positieve reacties, onder andere van maatschappelijke organisaties als het Instituut Maatschappelijke Innovatie. ‘En journalisten waren blij met deze vorm; ze vonden het heel duidelijk.’ Dat laat haar zien hoe navolgbaarheid kan helpen met de begrijpelijkheid van documenten. ‘We gebruiken bij de Rijksoverheid soms jargon. Om dat begrijpelijk te maken voor een leek is contextinformatie nodig.’

De presentie draagt bij aan die navolgbaarheid. ‘Dat kan op een interactieve webpagina zijn, via een tijdslijn, of met een document waarin je navolgbaarheid centraal zet.’ Die keuze is aan de organisatie. ‘Voor proactieve openbaarmaking onder de inspanningsverplichting is het van belang dat de vindplek aansluit bij de doelgroep. Voor een gemeente is het logisch daarvoor de gemeentewebsite te kiezen; voor een ministerie is meestal de website van het beleidsonderwerp logischer. Zo heeft het ministerie van BZK een tijdlijn van de totstandkoming van de Nederlandse Digitaliseringsstrategie op digitaleoverheid.nl gepubliceerd.’

Over vijf jaar

Waar staan we over vijf jaar? De Bruin is positief. ‘Wanneer de zeventien informatiecategorieën in werking treden, wordt actieve openbaarheid meer de norm en hopelijk de normaalste zaak van de wereld.’ En het begin is er. ‘Het zijn nu nog de voorlopers die mooie dingen neerzetten. Stel je voor dat over vijf jaar een cultuurverandering heeft plaatsgevonden: hoeveel opener en responsiever is de overheid dan?’